Meminimalkan ukuran dokumen Microsoft Word - #1

[Ms-Word 2010]
Dalam membuat dokumen-dokumen menggunakan Microsoft Word, kadang kala kita mendapati ukuran dokumen kita menjadi begitu besar. Salah satu penyebab yang paling mudah untuk ditebak adalah attachment yang kita lampirkan di dalam dokumen kita. Kita ambil contoh saja hal yang paling sering kita sisipkan dalam dokumen, yaitu gambar.

Ya, seringkali kita hanya melakukan copy dan paste gambar ke dalam dokumen kita begitu saja tanpa melakukan aksi compress. Dokumen yang sudah 'bengkak' akan menghabiskan ruang penyimpanan kita di komputer, atau mungkin akan merepotkan kita apabila kita akan mengirim dokumen tersebut melalui email.

Gambar yang anda sisipkan dalam dokumen anda sebenarnya dapat anda compress sehingga ukuran gambar tersebut mengecil, dan inilah yang nantinya berpengaruh pada ukuran dokumen Ms-Word anda juga. Lalu bagaimana cara melakukan compress terhadap gambar yang kita miliki dalam dokumen kita?

klik pada gambar untuk gambar yang lebih jelas!

Pertama-tama, bukalah Word Options melalui menu File > Options. Selanjutnya, berpindahlah ke bagian 'Advanced' dan temukan section 'Image Size and Quality'. Pastikan bahwa opsi 'Do not compress images in file' tidak tercentang, dan pastikan pula opsi 'Discard editing data' tercentang. Berikut adalah penjelasan singkat mengenai opsi tersebut:

'Do not compress images in file': jika opsi ini tercentang, maka semua gambar yang ada di dokumen kita tidak akan dikompres (opsi kompress tidak muncul) dan ini menyebabkan ukuran dokumen kita menjadi besar. Oleh karena itu, matikan fitur ini dengan tidak melakukan centang pada opsi ini.

 'Discard editing data': dengan mengaktifkan opsi ini, maka semua perubahan yang kita lakukan pada gambar tidak akan di-ingat oleh Ms-Word (artinya anda tidak akan bisa melakukan undo - ctrl+z), namun ini memberikan efek pada ukuran dokumen yang anda miliki pula. Untuk hasil yang lebih baik, aktifkan opsi ini.

Selanjutnya, anda juga akan menemukan default settings untuk kompresi gambar. Ada beberapa pilihan yang dapat anda pilih. Secara default adalah 220 ppi (baik untuk dokumen yang dicetak) dan anda dapat merubahnya ke 96 ppi jika dokumen tersebut hanya anda lihat atau anda gunakan melalui komputer (tidak dicetak).

Ok, langkah pertama selesai. Selanjutnya adalah teknis melakukan kompresi gambar.

1. Pertama-tama, tentunya pilihlah gambar yang ingin anda kompress dari gambar-gambar yang telah anda sisipkan di dokumen anda.
2. Selanjutnya, klik gambar tersebut dan akan ada ribbon Picture Tools | Format yang muncul pada bagian atas dokumen anda. Klik ribbon tersebut atau cukup lakukan double click pada gambar yang ingin anda format, maka secara otomatis ribbon Picture Tools | Format akan aktif.
3. Temukan di sisi kiri, ada sebuah tombol 'Compress Pictures'. Klik tombol tersebut dan window 'Compress Pictures' akan terbuka.
4. Untuk informasi, window 'Compress Pictures' yang muncul akan berbeda apabila anda menyimpan dokumen anda dalam format .docx dan .doc. 

5. Informasi tambahan, melalui window tersebut, anda dapat melakukan kompresi yang sama untuk semua gambar yang ada pada dokumen tersebut dengan memilih opsi 'All pictures in this document' untuk window .doc atau matikan opsi 'Apply only to this picture' jika anda menggunakan format .docx. Opsi 'Delete cropped areas of picture' juga dapat anda aktifkan jika anda menggunakan format .doc untuk membantu proses kompresi.
6. Pilih opsi kompresi yang anda inginkan dan tekan Ok, dan selesai. Gambar anda telah terkompresi dan seharusnya hal ini juga akan berpengaruh pada ukuran dokumen anda.

Mari dicoba! :)