Memanfaatkan Mail Merge untuk membuat surat

By -
[Ms-Word 2007, Ms-Word 2010, Ms-Word 2013]

Jika suatu waktu anda mendapatkan daftar nama begitu banyak orang dan anda diharuskan untuk membuat surat untuk setiap orang tersebut, apa yang akan anda lakukan? Tentu saja membuat draft dari surat yang akan anda kirim, namun apakah anda akan mengetik nama penerima surat satu per satu sambil mencetaknya satu per satu? Jika data yang anda miliki sedikit tentu tidak masalah, namun bagaimana jika data penerima yang anda miliki begitu banyak?

Untuk itulah Microsoft Word menyediakan fitur yang dinamakan dengan Mail Merge. Fitur ini memudahkan kita untuk dapat menjawab kasus yang telah dipaparkan di atas. Langsung saja simak cara penggunaanya.
  1. Pertama-tama, buka tab 'Mailings' dan anda akan menemukan tombol 'Start Mail Merge'. Tekan dan anda akan melihat beberapa pilihan di sana, pilih 'Step-by-step Mail Merge Wizard...'.

  1. Berikutnya, anda akan mendapati sidebar Mail Merge Wizard muncul di sebelah kanan dari aplikasi Ms-Word anda. Ada 6 step yang harus diikuti untuk menyelesaikan surat yang anda inginkan.
  1. Di step 1, pilih opsi letter karena kita akan membuat surat.

    Selanjutnya di step 2 adalah waktunya untuk mempersiapkan draft surat yang anda inginkan. Ada 3 opsi di step 2, anda dapat menggunakan dokumen yang saat ini anda buka, atau memilih template surat lain, atau menggunakan dokumen lain yang anda miliki.

    Pilih dan lanjut ke step 3 adalah waktunya anda untuk mempersiapkan semua nama penerima surat yang anda inginkan. Ada 3 opsi, pilih 'Use an existing list' jika anda memiliki data penerima di file yang lain, atau pilih dari kontak anda yang ada di Ms-Outlook, atau anda memasukkan nama penerimanya sekarang melaui opsi 'Type a new list'. Kita coba untuk memilih opsi yang ke 3, 'Type a new list' dan klik tombol 'Create' yang berada tepat di bawahnya.

    Selanjutnya, window 'New Address List' akan muncul. Secara default, anda akan mendapati sebuah tampilan berkolom-kolom dengan header default (first name, last name,...). Tenang saja, semua header dapat anda ganti sesuai dengan yang anda inginkan. Klik tombol Customize Columns dan anda dapat menambah serta menghapus header sehingga sesuai dengan kebutuhan anda.
  1. Sesuaikan field untuk kolom yang anda perlukan (step 3.1), selanjutnya masukkan daftar penerima satu per satu di kolom yang ada (step 3.2) dan tekan tombol Ok untuk menyimpan data penerima yang telah anda masukkan (step 3.3). Berikutnya, anda akan mendapati semua data yang telah anda masukkan di window yang baru, dan di sini anda dapat mengedit serta menghapus data yang anda masukkan sebelumnya.
  2. Berikutnya step 4, waktunya untuk memasukkan data yang telah anda masukkan. Di tab 'Mailings', pilih tombol 'Insert Merge Field' dan anda akan mendapat nama field yang anda setting sebelumnya. Pilih posisi dimana anda akan meletakkan data anda sesuai dengan field yang anda miliki. Jika anda bingung, anda dapat melihat gambar di bawah.
  1. Jika anda perhatikan, field yang anda masukkan akan dibungkus dengan tanda "<<Nama Field>>". Itu akan menjadi penanda bagi Ms-Word untuk meletakkan isi dari setiap field yang anda miliki di tempat yang sesuai. Jika anda selesai, lanjut ke step 5 untuk melakukan preview terhadap dokumen anda. Anda akan mendapati setiap penanda yang ada sebelumnya akan tergantikan dengan nama-nama penerima yang telah anda masukkan sebelumnya. Anda dapat mengeceknya satu per satu melalui tab 'Mailings' di bagian 'Preview Results'.
  1. Jika anda rasa dokumen anda telah sesuai dengan yang anda inginkan, anda dapat menyimpannya atau mencetaknya. Untuk mencetak, lanjutkan ke step 6 dan anda akan menemukan tombol print di sidebar Mail Merge. 
Selesai. Surat anda selesai dengan lebih cepat dan anda telah mengerti cara menggunakan Mail Merge. 

Comments

jenkgod said…
helpfully banget...
skalian ijin copas ya gan...
June 10, 2013 at 9:48 AM

Post a Comment

Popular posts from this blog

Mencetak Halaman Ganjil atau Genap Saja

By -
Image
[Ms-Word 2007, Ms-Word 2010] Cara mencetak halaman genap/ganjil dokumen Ms_Word. Pencetakan halaman genap dan ganjil biasanya digunakan untuk mengeprint dokumen secara bolak-balik di kertas. Biasanya pencetakan dokumen dimulai dengan halaman ganjil dan selanjutnya mencetak halaman genap di belakangnya. Untuk mencetak halaman ganjil atau halaman genap saja dari dokumen Microsoft Word anda dapat menggunakan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Tekan Ctrl+P. 2. Pilih printer yang akan digunakan untuk mencetak. 3. Pada bagian setting klik Print All Pages. 4. Jika ingin mencetak halaman ganjil terlebih dahulu, pilih Only Print Odd Pages. 5. Jika ingin mencetak halaman genap terlebih dahulu, pilih Only Print Even Pages. \ 6. Pada kotak Pages  isikan halaman yang ingin anda cetak(misal : kita ingin mencetak dari halaman 1-50, maka pada kotak Pages  diisi 1-50 atau jika ingin mencetak seluruh isi dokumen kosongkan saja kota Pages ). 7. Pastikan seluruh apa yang anda pilih sudah benar,
Read more

Memilih gambar yang terletak di belakang teks

By -
Image
[Ms Word 2007] Kita pasti pernah membuat gambar menjadi terletak di belakang teks, yang bertujuan untuk menjadi background dari teks tersebut. Nah, masalah yang sering terjadi adalah, kalau gambar yang kita jadikan background tersebut lebih kecil atau sama besar dengan teks, dan teks yang kita pilih adalah teks yang sangat padat, sehingga rata kanan-kiri dan penuh dari atas hingga bawah gambar, saat kita ingin mengubah model / mengedit gambar tersebut kita akan kesulitan untuk memilih / menyeleksi gambar. Seringkali cara yang kita gunakan adalah mencari celah yang sekiranya dapat kita gunakan untuk menyeleksi gambar, baik di sudut maupun di tengah-tengah teks, atau jika tidak dapat, kita akan mengulangi langkah sebelumnya, agar gambar dapat dipilih. Tetapi ada cara yang lebih mudah dilakukan di Microsoft Word 2007 , ikuti langkah-langkah di bawah : Sebuah gambar yang terletak di bawah teks, dan tidak dapat di seleksi sama sekali Pilih Tab ' Home ' dan cari grup ' Edi
Read more

Paragraf Menggantung (Hanging)

By -
Image
[Ms-Word 2010] Apa itu paragraf menggantung? Mungkin opsi ini tidak terlalu banyak dipakai dalam membuat susunan paragraf. Paragraf menggantung adalah paragraf yang kalimat di baris pertamanya tidak menjorok, namun kalimat-kalimat di baris berikutnya menjorok ke dalam. Lalu, bagaimana cara melakukan pemformatan tersebut? Mudah saja, berikut langkah-langkahnya. Paragraf Menggantung - Hanging Lakukan blok pada paragraf yang akan anda ubah menjadi paragraf menggantung ( hanging ). Selanjutnya, lakukan klik kanan dan pilih ' P aragraph'. Setelah window   Paragraph terbuka, tepad di bawah Indentation section , ubah dropdown Special menjadi Hanging .  Tekan tombol Ok dan selesai, paragraf yang telah anda blok sebelumnya akan berubah dalam format Hanging . Secara default , paragraf akan menjorok sebanyak 0.5", dan anda dapat merubah pengaturan tersebut melalui dropdown By yang berada tepat di samping dropdown Special . Selamat mencoba! :)
Read more