Meminimalkan ukuran dokumen Microsoft Word - #3

By Windra Swastika -
[Ms-Word 2007, Ms-Word 2010]

Masih tentang meminimalkan ukuran dokumen di Ms-Word. Pada dua posting sebelumnya (di sini dan di sini), telah dibahas tentang bagaimana meminimalkan ukuran dokumen dengan melakukan kompresi gambar lewat Ms-Word serta kompresi secara langsung melalui image editor pada folder word/media dengan menambahkan ekstensi .zip pada file word.

Beberapa tips berikut juga dapat Anda gunakan untuk memperkecil ukuran dokumen Word:

  1. Gunakan fitur Insert Graphic ketimbang Copy-Paste.
    Pengguna Ms-Word cenderung menggunakan fitur Copy-Paste untuk mengkopi gambar yang berasal dari dokumen lain atau web ke dalam dokumen yang sedang diedit. Copy-paste memang praktis namun tidak efisien karena gambar yang dikopi akan ditempel dalam format bitmap (yang berakibat ukuran file menjadi besar). Gunakan fitur insert picture untuk menambahkan gambar ke dalam dokumen. Caranya adalah pilih menu Insert >> Picture. Pilih file yang hendak ditambahkan ke dalam dokumen dan klik Insert. Jika dokumen adalah adalah dokumen pribadi yang tidak dipindahkan atau dikopi ke lokasi lain, Anda dapat menggunakan fitur Link to file sehingga gambar tidak ikut disimpan ke dalam dokumen Word, melainkan hanya lokasi di mana gambar berada. 

  1. Embed only the TrueType font styles used in your document.
    Fitur meng-embed (menanamkan) truetype font ke dalam dokumen punya kelebihan dan kekurangan. Untuk dokumen yang di dalamnya terdapat teks dengan font yang tidak standard, Anda perlu mengaktifkan fitur embed truetype font agar format font dalam dokumen tidak tersubstitusi ketika dibaca di komputer lain yang tidak memiliki font tersebut. Sayangnya ukuran dokumen akan bertambah besar karena Word akan menyertakan font tersebut ke dalam dokumen. Cara untuk memperkecil ukuran adalah dengan hanya meng-embed karakter-karakter yang digunakan  pada dokumen tersebut. Langkahnya adalah: klik Ms-Office button >> Word Options, pilih Save tab di bagian kiri. Centang "Embed fonts in the file" dan "Embed only the characters used in the document (best for reducing file size)".

  1. Simpan ke dalam format DOCX.
    Format docx memiliki ukuran file yang lebih kecil ketimbang doc. Jika Anda ingin mengirim dokumen sebagai preview, Anda dapat menyimpan ke dalam format PDF.
  2. Untuk pengguna Word 2003: Matikan fitur Turn off fast save.
    Fitur fast save dapat mempercepat proses penyimpanan, terutama jika dokumen yang sedang Anda edit adalah dokumen yang cukup besar. Dengan menggunakan fast save, penyimpanan hanya dilakukan terhadap perubahan-perubahan yang dilakukan sejak penyimpanan terakhir. Cepat, namun memboroskan space. Fast save akan menambahkan perubahan yang dilakukan di akhir dokumen. Artinya, apapun yang Anda lakukan atau tambahkan ke dalam dokumen, termasuk komentar atau informasi yang seharusnya terhapus, masih tetap ada di dalam dokumen. Dengan mematikan fitur fast save, Anda akan selalu mendapatkan isi dokumen yang senantiasa terupdate. Untuk mematikan fitur ini, pilih menu Tools >> Options, hilangkan centan pada check box "Allow fast saves".





Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Mencetak Halaman Ganjil atau Genap Saja

By -
Image
[Ms-Word 2007, Ms-Word 2010] Cara mencetak halaman genap/ganjil dokumen Ms_Word. Pencetakan halaman genap dan ganjil biasanya digunakan untuk mengeprint dokumen secara bolak-balik di kertas. Biasanya pencetakan dokumen dimulai dengan halaman ganjil dan selanjutnya mencetak halaman genap di belakangnya. Untuk mencetak halaman ganjil atau halaman genap saja dari dokumen Microsoft Word anda dapat menggunakan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Tekan Ctrl+P. 2. Pilih printer yang akan digunakan untuk mencetak. 3. Pada bagian setting klik Print All Pages. 4. Jika ingin mencetak halaman ganjil terlebih dahulu, pilih Only Print Odd Pages. 5. Jika ingin mencetak halaman genap terlebih dahulu, pilih Only Print Even Pages. \ 6. Pada kotak Pages  isikan halaman yang ingin anda cetak(misal : kita ingin mencetak dari halaman 1-50, maka pada kotak Pages  diisi 1-50 atau jika ingin mencetak seluruh isi dokumen kosongkan saja kota Pages ). 7. Pastikan seluruh apa yang anda pilih sudah benar,
Read more

Memilih gambar yang terletak di belakang teks

By -
Image
[Ms Word 2007] Kita pasti pernah membuat gambar menjadi terletak di belakang teks, yang bertujuan untuk menjadi background dari teks tersebut. Nah, masalah yang sering terjadi adalah, kalau gambar yang kita jadikan background tersebut lebih kecil atau sama besar dengan teks, dan teks yang kita pilih adalah teks yang sangat padat, sehingga rata kanan-kiri dan penuh dari atas hingga bawah gambar, saat kita ingin mengubah model / mengedit gambar tersebut kita akan kesulitan untuk memilih / menyeleksi gambar. Seringkali cara yang kita gunakan adalah mencari celah yang sekiranya dapat kita gunakan untuk menyeleksi gambar, baik di sudut maupun di tengah-tengah teks, atau jika tidak dapat, kita akan mengulangi langkah sebelumnya, agar gambar dapat dipilih. Tetapi ada cara yang lebih mudah dilakukan di Microsoft Word 2007 , ikuti langkah-langkah di bawah : Sebuah gambar yang terletak di bawah teks, dan tidak dapat di seleksi sama sekali Pilih Tab ' Home ' dan cari grup ' Edi
Read more

Paragraf Menggantung (Hanging)

By -
Image
[Ms-Word 2010] Apa itu paragraf menggantung? Mungkin opsi ini tidak terlalu banyak dipakai dalam membuat susunan paragraf. Paragraf menggantung adalah paragraf yang kalimat di baris pertamanya tidak menjorok, namun kalimat-kalimat di baris berikutnya menjorok ke dalam. Lalu, bagaimana cara melakukan pemformatan tersebut? Mudah saja, berikut langkah-langkahnya. Paragraf Menggantung - Hanging Lakukan blok pada paragraf yang akan anda ubah menjadi paragraf menggantung ( hanging ). Selanjutnya, lakukan klik kanan dan pilih ' P aragraph'. Setelah window   Paragraph terbuka, tepad di bawah Indentation section , ubah dropdown Special menjadi Hanging .  Tekan tombol Ok dan selesai, paragraf yang telah anda blok sebelumnya akan berubah dalam format Hanging . Secara default , paragraf akan menjorok sebanyak 0.5", dan anda dapat merubah pengaturan tersebut melalui dropdown By yang berada tepat di samping dropdown Special . Selamat mencoba! :)
Read more